Os escritórios de advocacia devem mover seus dados para a nuvem?

 

Entenda neste post porque os escritórios de advocacia devem mover seus dados para a nuvem.

Para empresas que variam de lojas especializadas a grandes empresas, a previsão tecnológica é definitivamente nublada. Todos os principais fornecedores de infraestrutura de nuvem estão vendo um crescimento de dois dígitos a cada ano, e as ofertas de serviços de nuvem pública como um todo devem render mais de US $ 200 bilhões em 2019 , segundo o Gartner.

Mas enquanto o resto do mundo está se movendo rapidamente para a nuvem, os profissionais advogados estão atrasados. De acordo com o Relatório de pesquisa de tecnologia jurídica da American Bar Association em 2018 , pouco menos de 55% de todas as empresas pesquisadas usam alguma forma de computação em nuvem, incluindo ofertas de software como serviço, infraestrutura como serviço ou plataforma como serviço.

Chegou a hora das empresas ingressarem na revolução da nuvem? Antes de mover qualquer infraestrutura ou dados próprios, é importante responder a algumas perguntas fundamentais.

 

Como você está na nuvem hoje?

Qualquer grande mudança tecnológica deve começar com uma avaliação completa da infraestrutura da sua organização. Quais são os aplicativos críticos para o seu negócio? Para onde eles estão correndo? Eles são armazenados em um data center local ou em um site de colocation? Qual é a sensibilidade dos dados que você está protegendo?

Ao fazer essa avaliação, você pode descobrir que muitas partes da sua organização já estão operando na nuvem. Se você usa o Gmail, as mídias sociais para marketing ou uma solução de Software como Serviço, já está pelo menos parcialmente na nuvem. Você também pode contar com soluções de recuperação de desastres ou continuidade de negócios na nuvem.

E essa avaliação também pode revelar que os funcionários da empresa estão desenvolvendo soluções baseadas em nuvem para si mesmos. Como as de tecnologia de colaboração ou armazenamento de arquivos. A chamada “shadow IT” representa 30-40% do orçamento de tecnologia para grandes empresas, de acordo com o Gartner.

Quanta experiência em tecnologia você pode recorrer?

Depois de saber o que você tem e onde está, a questão passa a ser qual infraestrutura e serviços você deve migrar para a nuvem e o que precisa ficar para trás.

Pequenas empresas com pouca ou nenhuma equipe de TI podem achar mais fácil e ainda mais econômico permitir que os provedores de nuvem cuidem da manutenção, atualização e correção de servidores. Os especialistas em tecnologia dos principais fornecedores de nuvem e SaaS têm muito mais experiência em gerenciamento de infraestrutura do que os funcionários de TI do escritório de advocacia típico, e podem fazê-lo de maneira mais econômica em escala. Para essas empresas, uma transição completa da nuvem pode ser apropriada.

Ainda assim, nem sempre é possível mover 100% para a nuvem. A migração da nuvem pode ser um processo complexo e caro, especialmente para empresas maiores. As organizações que fizeram recentemente grandes investimentos de capital em tecnologia on premise desejam amortizá-los por um período de anos antes de se mudarem. As decisões de migração para a nuvem geralmente são tomadas quando a infraestrutura herdada está chegando ao fim de sua vida útil.

Além disso, algumas aplicações que precisam ser executadas 24 horas por dia, 7 dias por semana, podem ser muito caras para serem executadas on premise.

Não surpreendentemente, a pesquisa da ABA revelou que praticantes individuais e pequenas empresas lideram o caminho no uso da nuvem, chegando a 60%. Empresas com 500 advogados ou mais relataram o uso da nuvem de apenas cerca de 36%.

Quais são as suas especialidades?

Especialidades práticas e preocupações dos clientes geralmente determinam a decisão de migrar para a nuvem.

Por exemplo, as empresas especializadas em leis de propriedade intelectual costumam ser proibidas por seus clientes de armazenar informações proprietárias na nuvem, por medo de que possam ser comprometidas ou roubadas. As práticas de negligência médica e de ação coletiva, por outro lado, dependem muito da nuvem para alertar e qualificar potenciais litigantes. Muitas vezes, eles também devem ser redimensionados rapidamente para lidar com o processamento de documentos para milhares de clientes, e depois reduzidos quando o caso for resolvido. Nesses casos, quase sempre faz mais sentido “alugar” o máximo possível de infraestrutura tecnológica do que comprá-la imediatamente.

Além disso, existe o gênero pequeno, mas crescente, de escritórios de advocacia virtuais cujos parceiros não compartilham um escritório centralizado e dependem inteiramente de serviços em nuvem para gerenciar casos e interagir com os clientes.

Quanto você pode pagar para investir em infraestrutura?

O modo como os escritórios de advocacia devem mover seus dados para a nuvem está estruturada e como gerencia suas finanças também deve desempenhar um papel na sua decisão de migração para a nuvem.

Quando você muda de um data center local para a nuvem, também está transferindo grande parte de seus gastos com TI de gastos de capital para gastos operacionais. O menor investimento inicial de OPEX pode ser uma vantagem para as empresas que podem não ter os recursos ou o desejo de investir em infraestrutura.

Em vez de construir um novo data center para atender a empresa por mais três a cinco anos, uma empresa pode simplesmente pagar pelos serviços em nuvem conforme necessário. Isso também elimina a necessidade de antecipar o crescimento futuro e evita o excesso de provisionamento, pois a infraestrutura da nuvem pode ser ampliada ou reduzida conforme necessário.

Mas hospedar na nuvem nem sempre é mais barato. É muito fácil para os usuários criar serviços que não estão utilizando totalmente ou esquecer de desativá-los. A grande diferença se tratando dos custos é que na nuvem você tem um custo pré definido mensalmente e paga conforme seu crescimento e no modelo on premise você tem picos de investimentos sendo mais difícil de manter a linearidade dos investimentos. Por exemplo no on premise a cada X período é necessário a compra de um servidor, renovação de garantia ou investimentos inesperados. Na nuvem esse custo é linear durante todo o ano.

Qual é a maturidade da sua estratégia de segurança?

Talvez o maior motivo pelo qual alguns escritórios de advocacia hesitem em mudar para a nuvem seja a preocupação com a privacidade e a segurança. Além da necessidade de proteger a confidencialidade do cliente, muitas empresas lidam com uma ampla gama de dados sensíveis e altamente regulamentados, como registros médicos, de emprego, de imigração ou financeiros.

Mas é aqui que a percepção tende a embaçar a realidade. Quando você analisa o histórico de grandes violações de dados e ataques bem-sucedidos nos últimos cinco anos, quase todos afetaram empresas privadas que mantêm seus próprios dados. Eles não conseguiram manter seus sistemas atualizados ou configuraram um serviço de nuvem com um perfil de segurança inadequado.

A verdade é que seus dados são muito mais vulneráveis ​​quando você os gerencia. A segurança é inerentemente complexa. Se você possui dados em 20 locais, significa que você pode ter 20 firewalls para gerenciar, além de 20 detecção de intrusões e outros sistemas de segurança. Para fazer uma única alteração de política em toda a empresa, é necessário tocar cada um desses sistemas. As vulnerabilidades não corrigidas são responsáveis ​​por 60% das violações de dados , de acordo com o Ponemon Institute.

As percepções de longa data estão mudando lentamente. Na pesquisa da ABA, pouco mais de 30% das empresas disseram ter adotado soluções em nuvem, em parte porque oferecem maior segurança do que as empresas poderiam fornecer por conta própria.

A inteligência das nuvens

Para a maioria das empresas, não é mais uma questão de mudar ou não para a nuvem, mas de quantos sistemas farão a migração. Ainda, quanto maior a prática, mais complexa será a decisão.

Muitas empresas de médio ou grande porte podem acabar adotando uma abordagem híbrida, usando alguns serviços de nuvem pública e mantendo dados confidenciais ou aplicativos essenciais no local.

Ao mudar toda ou parte de sua infraestrutura para a nuvem, os escritórios de advocacia podem evitar gastos dispendiosos de capital, obter acesso mais rápido aos recursos de tecnologia e ter maior flexibilidade para responder às mudanças nas necessidades de tecnologia.