E-mails
Como qualquer bom membro do proletariado que não quer nada além de servir ao capitalismo, estou sempre procurando maneiras de ser mais produtiva no trabalho. E uma área em que tenho muito espaço para melhorias é manter o ritmo nos e-mails.
Olha, eu poderia ser pior. Sou bastante organizada – uso a caixa de entrada do Gmail com guias e um número saudável de rótulos e filtros coloridos. Até certo ponto, eu mantive a caixa de entrada zerada, mas esses dias se foram há bastante tempo. Meu problema é que ainda deixo os e-mails parados sem resposta, ocasionalmente gerando problemas. Recentemente, busquei nos meus e-mails enviados pelo termo “desculpe” e encontrei mais mensagens do que gostaria de admitir, com alguma versão de “desculpe pelo atraso na resposta”.
O que mais me impressiona é o meu hábito de atualizar minha caixa de entrada, muitas vezes no telefone, abrir um e-mail, ler e pensar: “Responderei isso mais tarde quando estiver no meu computador” e/ou “não no meio deste projeto”, para que eu possa dar uma resposta completa. Então deixo marcado como “lido” e esqueço. Verifico minha caixa de entrada constantemente, mas só lido mesmo com eles durante alguns trechos específicos do dia.
Minha situação de e-mail não é a pior. Já vi pessoas com números exorbitantes de e-mails não lidos na caixa de entrada. Eu normalmente pairo entre cerca de 1.000, mas isso me causa estresse e não está me ajudando a fazer bem o meu trabalho. Eu gostaria de viver uma vida na qual sou “boa” com e-mails, tomo banho todos os dias, uso fio dental e paro de roer minhas unhas e sou mais gentil com os cães. No entanto, sei que só tenho um pouco de esperança de realizar o primeiro item dessa lista.
Como tudo começou…
Minha exposição a pessoas extremamente rápidas com respostas é um tanto limitada. Porém, minha principal inspiração veio de dois eventos impróprios: o hack dos e-mails da Sony e o vazamento do CDN que revelou os e-mails da Hillary Clinton. No hack da Sony, fiquei fascinada com os executivos, como as mensagens rápidas e concisas de Amy Pascal. Como as pessoas se comunicavam assim?! Eu estava realmente surpresa.
Ver os e-mails de Clinton era uma tentativa de consertar o meu problema, mas com isso criando novos mais complicados também – e-mails rápidos para a equipe, bem como e-mails formais e mais longos para outras pessoas. Ela possuía um domínio de e-mail e uma completa falta de compreensão sobre ele ao mesmo tempo. Quero ser o tipo de pessoa que apenas responde com uma única palavra ou encaminha um e-mail ao meu assistente para que ele cuide disso – quão incrível seria isso?
Vamos chamar de “e-mail do chefe”. Ele é definido por respostas quase imediatas – mas breves e concisas. O email clássico de duas palavras. Para subordinados, pode parecer incompreensível. Isso é um agradecimento irritado ou um agradecimento agradecido? “Por favor, atualize-me” implica impaciência?
Uma das características disso é que seria totalmente inapropriado para um subordinado responder ao chefe usando a mesma rapidez. Então o e-mail do chefe também seria uma jogada de poder, uma maneira de firmar domínio? Duvido que muitos chefes fiquem olhando os e-mails de seus funcionários tentando descobrir o que realmente significava aquele “ok”.
Ben Smith, chefe aqui no BuzzFeed News, tem um estilo de e-mail muito específico ao qual nos acostumamos. Ele pratica o método clássico de colocar todo o e-mail na linha de assunto. Geralmente são apenas algumas palavras, com talvez apenas uma ou duas palavras no corpo do e-mail.
Enviando e-mails como Mark Cuban
Enviei um e-mail para Mark Cuban, proprietário do Dallas Mavericks e estrela do Shark Tank da TV, porque ele é conhecido por responder imediatamente a qualquer pessoa que o enviar um e-mail, e porque agora eu posso dar a esta história a manchete: “Conselhos de Mark Cuban Sobre E-mail” no LinkedIn. Eu queria saber, você sempre mandou e-mails dessa maneira ou você começou apenas quando se tornou chefe? Sua resposta (por e-mail): “Sim”. Vou presumir que o sim foi para a primeira parte da pergunta e ele ignorou o restante. Ele também diz que não se preocupa em parecer rude. De todas as coisas pelas quais invejo Mark Cuban – seus milhões e convívio com jogadores – não se preocupar em ser rude com o e-mail é provavelmente a coisa que mais invejo. Imagine estar tão livre da ansiedade social! Meu Deus.
Experimento
Numa segunda-feira de manhã, comecei meu experimento. Abri meu e-mail, excluí alguns itens da lista de discussão e comecei a trabalhar. A todos os de relações públicas em que não estava interessada, dei um rápido: “Obrigada, mas este é um não para mim”. Parecia empoderador. Minha mais nova, prática e rápida resposta! Na semana anterior ao experimento, enviei 21 e-mails no total. Na semana em que iniciei o experimento, enviei 84. (Para ser justa, cerca de 25 deles foram respostas para pessoas que me enviaram um e-mail especificamente depois que eu twittei que estava realizando esse experimento. Recebi um monte de e-mails engraçados, aos quais respeitosamente respondi).
Além disso, outra parte importante do e-mail no estilo chefe é enviar muitos e-mails pelo telefone. Isso significava dizer adeus à minha muleta antiga de “vou responder quando chegar ao computador”. Eu disparava e-mails do meu telefone no metrô, indo para o almoço, no banheiro do escritório. Pela primeira vez, comecei a usar as respostas sugeridas do Gmail, que são realmente úteis no sentido de transmitir informações simples. Naquela primeira segunda-feira, quando enviei um monte de e-mails não muito importantes, algo estranho aconteceu. Eu me senti… extremamente bem. Eu estava sendo eficiente. Já não havia uma pequena nuvem pairando sobre mim, a sensação incômoda que você sente quando sabe que deve fazer algo e não consegue se lembrar o quê.
Resultado dos envios
A sensação não diminuiu após o primeiro dia. Durou a semana toda. Também apliquei o método ao meu e-mail pessoal e, embora não receba tantos e-mails pessoais, achei que funcionou ainda melhor lá. É mais provável que os e-mails pessoais sejam do tipo que precisam de uma resposta mais longa, e você se sente ainda pior por atrasar uma resposta. Um e-mail do primo de um amigo da faculdade sobre conselhos de carreira? Respondi imediatamente e não precisava me preocupar com isso. Feito! Para a próxima coisa.
Durante toda a semana, me senti extremamente produtivo no trabalho. E eu era! Acabei publicando mais artigos do que o habitual. Houve um efeito extra e inesperado – senti menos necessidade de verificar meu e-mail à noite depois do trabalho. Anteriormente, à noite, eu costumava acompanhar os emails, especialmente os e-mails pessoais que adiava durante o dia de trabalho. Não mais! À noite, eu conseguia relaxar e assistir Stranger Things sem estar colada no meu telefone. Eu até comecei a ir à academia mais regularmente. Eu literalmente não estou brincando quando digo que acho que me fez uma pessoa melhor!
Embora eu tenha ficado satisfeita com o aprimoramento do meu equilíbrio entre vida profissional e pessoal, isso não se encaixou bem no meu plano de “e-mail como um CEO”. A chefe não desliga o telefone às 20h! Não. Um dos principais fatores do e-mail do chefe é a vigilância 24 horas. Bem, felizmente, não recebo e-mails tão importantes tarde da noite. Não importa como eu envie um e-mail, ainda não sou um CEO. Nas próximas duas semanas, a sensação não diminuiu. Eu me assegurei de cuidar de todos os e-mails importantes e recentes, depois clicar em “marcar tudo como lido” e a caixa de entrada foi zerada – um status que perdi a capacidade de manter alguns anos atrás. Foi ótimo.
Da Conclusão
Por fim, aqui está o que eu aprendi: todos os tipos de tecnologia que nos fazem sentir mal, houve muito foco nas mídias sociais – o Twitter repleto de más notícias, o Facebook ou o Instagram, dando-lhe uma sensação de inveja distorcida. O e-mail sempre foi péssimo, mas recebeu um passe-livre em nossas avaliações recentes de ansiedade digital. O e-mail é um dado, é antigo, é uma coisa que você precisa, não uma coisa que você escolhe.
A partir de agora, sou minha própria CEO e chefe da minha caixa de entrada. Eu vou continuar com isso. Meus amigos, permita-me recomendar que você tente esse método. Isso me deixou indescritivelmente feliz por não me estressar mais com os e-mails por ser um pouco indelicada e rápida em minhas respostas. Encorajo todos a experimentar.
Traduzido e adaptado de Buzz Feed News. I Tried Emailing Like A CEO And Quite Frankly, It Made My Life Better. NOTOPOULOS, Katie. Disponível em: <https://www.buzzfeednews.com/article/katienotopoulos/i-tried-emailing-like-your-boss?utm_source=The%2BHack&utm_campaign=a83ea4c8b7-THE_HACK_0141&utm_medium=email&utm_term=0_060634743e-a83ea4c8b7-206979693>. Acesso em: 2 out. 2019
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