Muitos gestores já aprenderam a importância de possuírem um sistema de gestão para auxiliar na administração da empresa. Assim, é comum surgir a dúvida de como escolher um sistema ERP ideal para o seu negócio.
Até porque, é dessa escolha que os dados do empreendimento ganharão precisão e os processos serão automatizados.
Relembre o que é um ERP, quais suas funções e como fazer uma escolha assertiva lendo este artigo!
Por que a escolha de um ERP é uma etapa crucial nos negócios?
O Enterprise Resource Planning (ERP) ou Planejamento de Recursos Empresariais é um software essencial a qualquer organização.
Através dele, as rotinas administrativas são facilitadas e padronizadas e os departamentos da empresa são integrados.
Isso garante maior agilidade da equipe, prevenindo retrabalhos e reduzindo bastante as falhas humanas.
Sendo assim, saber escolher a ferramenta ERP ideal para sua instituição é fundamental, mas muitos empreendedores têm dúvidas nesse momento.
Afinal, como saber se estou escolhendo um ERP ideal para o meu estabelecimento: Quais critérios levar em conta?
Pensando nisso, nós preparamos algumas dicas de como você pode decidir sobre a aquisição desse sistema com exatidão, tendo um retorno positivo. Confra!
1. Defina os setores e processos mais urgentes
O primeiro passo é definir as necessidades atuais da empresa.
Assim, você deve especificar quais setores da sua empresa serão integrados primeiro ao ERP, até por uma questão de adaptação inicial. Seria o financeiro? A contabilidade? Ou os canais de atendimento?
Uma boa tática é levantar problemas rotineiros atuais que mostram exigir mais atenção.
2. Defina o total de pessoas envolvidas
Para entender qual o tipo de ERP ideal para seu negócio, é preciso saber quantas pessoas estão envolvidas nesse projeto.
Isto é, quantos usuários usarão esse sistema? Pois é, questões como estas impactam em formatos diferentes e, principalmente, no valor final da solução.
3. Procure uma solução de fácil implantação
Como o ERP impacta todos os envolvidos em diferentes departamentos do negócio, não se pode esquecer que o fluxo de trabalho dos colaboradores tem impactos de acordo com a implantação do software na instituição.
Por isso, é tão importante avaliar a facilidade de implantação bem como se haverá uma adaptação tranquila para os usuários.
Aliás, alguns ERPs oferecem treinamento gratuito para os colaboradores nos primeiros dias, como uma forma de familiarizar-se com as ferramentas do sistema.
4. Prefira os Saas e analise as alternativas disponíveis no mercado
O software Saas a Service, o Saas, tem sido uma dos recursos mais inovadores dos últimos tempos, já que além de ser vendido como um serviço, as pequenas empresas o utilizam totalmente remoto, pagando apenas pela mensalidade.
O acesso a ele costuma ser mais fácil e rápido, pois pode-se abri-lo de qualquer dispositivo com acesso a internet, graças ao armazenamento dos dados em nuvem.
Um bom ERP conta com módulos de emissão de notas fiscais, gestão de estoques, pedidos, financeiro, entre muitas outras funções, a depender do ramo de atuação e empresa.
5. Considere o custo-benefício
Considerar o custo-benefício de um ERP é um princípio indispensável na estratégia de aquisição de um software de gestão integrada.
Como dissemos, os Saas são mais acessíveis, porém, isso vai depender da customização do cliente e funcionalidades exigidas na ferramenta.
Na dúvida, avalie os serviços que sua empresa necessita e compare com sua realidade financeira.
Depois, busque entre as opções em potencial aquela que possivelmente tem maior chance de atender as demandas da sua organização.
6. Opte por um sistema escalável
Se você está iniciando agora no mercado e tem poucos funcionários, provavelmente um sistema simplificado suprirá as suas necessidades por completo.
Contudo, com o passar do tempo, nada impede que seu empreendimento cresça, o que demandará mais ferramentas de gestão.
E é aí que entra a escalabilidade, que nada mais é que usar o mesmo sistema , só que agora com muito mais estruturas e recursos.
Logo, pense nesse ponto ao contratar um ERP, porque o ideal é não perder tempo trocando sistemas, mas sim ficar com uma ferramenta que se adequa à realidade empresarial.
7. Monitore os resultados
Depois de escolher um ERP, também é necessário avaliar se ele está cumprindo com o prometido.
Neste caso, verifique através dos indicadores de performance se ele facilita as atividades burocráticas, por exemplo.
Peça a opinião dos colaboradores e demais usuários do sistema. Se o resultado for negativo, não hesite em testar uma nova solução.
O mais importante é encontrar uma solução que realmente atenda aos seus objetivos.
O que não pode faltar na hora de escolher um sistema ERP ideal?
Assim como tudo na vida, não existe uma solução perfeita. Entretanto, se o empreendedor pesquisar bem, ele pode encontrar um sistema ERP que atenda perfeitamente às necessidades da sua empresa.
Portanto, antes de partir para os critérios de escolha, é preciso entender como funciona essa ferramenta e quais as funcionalidades (os módulos) ela apresenta.
Na verdade, existem centenas de ERPs no mercado, com dezenas de opções, mas o que vai determinar a decisão entre um ou outro é justamente a combinação de uma série de fatores.
Então, analise se os as suas opções possibilitam:
- O aumento da eficiência nas operações;
- A melhora da produtividade dos colaboradores;
- A redução de gastos com materiais físicos;
- A facilidade na atualização de normas/regras;
- A otimização do processo de tomada de decisão;
- A presença de resultados confiáveis e práticos;
- O fácil acesso via aplicativos e dispositivos móveis.
É claro que há outros fatores, mas esses são os principais.
E a melhor forma de certificar-se que o fornecedor cumprirá com o prometido, é solicitando uma demonstração gratuita.
Diversas empresas oferecem um período de teste gratuito para o usuário atestar o sistema e comprovar as funcionalidades.
Assim, dar para analisar se o recurso supre as expectativas, cumprindo o necessário para que a empresa usufrua dos benefícios de um ERP.
Conclusão
Esperamos que esse artigo tenha te ajudado a escolher um sistema ERP ideal para sua companhia.
Isso porque independente do tamanho da empresa, investir no melhor sistema de gestão previne a existência de inúmeros problemas que, a longo prazo, podem prejudicar o faturamento do negócio.
Agora que você aprendeu como escolher um sistema ERP ideal para seu negócio, que tal descobrir 6 mitos frequentes sobre os sistemas ERP? Aproveite o gancho e continue bem informado!
